恵那市議会 2017-12-07 平成29年第4回定例会（第3号12月 7日）
当市の文書の保存年限、こういったものにつきましては、恵那市文書管理規則、この規則の中で定めております。電子データであれ、紙面によるものであれ、特に定めのある場合を除きまして永久保存、これは永久に保存する。それから、１０年、５年、３年、１年、こういった保存年限を定めておりますので、１年未満の保存期間となっている文書はございません。
当市の文書の保存年限、こういったものにつきましては、恵那市文書管理規則、この規則の中で定めております。電子データであれ、紙面によるものであれ、特に定めのある場合を除きまして永久保存、これは永久に保存する。それから、１０年、５年、３年、１年、こういった保存年限を定めておりますので、１年未満の保存期間となっている文書はございません。
市では「恵那市文書管理規則」という規則がございます。これを文書作成の基準としておりますので、その中で用字、用語、いわゆる用いる字であったり、用いる用語、こういったもの、それから文体であったり、句読点の使い方、こういったものにつきましては定めております。また、文書の書き方としては、法規文書、それから往復文書、その他の文書、契約書、こういったものにつきましては書式を作成をしております。
恵那市では、以前より恵那市文書管理規則において、文書の種類、整理、保管など５１条項にわたって規定してきております。 各自治体における文書管理につきましては、文書管理規則の内容、保有する文書量、電子化の進展状況、あるいは公文書館制度導入等のあるなしによって千差万別でございまして、標準条例がなじまないというようなことになっております。
一方、公文書管理条例が制定されていない多くの自治体でも、情報公開条例に基づいた文書管理規則など、何らかの制度的な規定によって文書管理に関する事項等に対応してきていると考えられます。 しかしながら、本当に重要な公文書を適正に管理し、住民に対して有効に利用されるためには、受け皿となる地方の公文書館が必要と考えられます。